Cuando tenemos que preparar una presentación, lo primero que hacemos es un Power Point. Y generalmente lo hacemos porque sentimos que ayuda a organizar lo que vamos a decir, a tener un hilo conductor o porque asumimos que es el mensaje en sí. Pero durante la presentación, nos limitamos a describir lo que “dice” el Power Point, convirtiéndolo en el protagonista de nuestra presentación.
Existe una creencia generalizada de que la información es el material gráfico, y que eso es lo que quiere la audiencia. Pero si eso fuera cierto, las preguntas caen por su propio peso: “¿Qué hago yo allí?” o “¿Para qué tengo que exponerme delante de esa audiencia?”
Parte del problema radica en el temor natural a ser juzgados o a olvidar lo que debemos decir. Ante eso, es mejor cederle la autoridad a la pizarra (porque, en el fondo, eso es el Power Point) y eximirnos de responsabilidad.
Sin embargo, podemos replantear el procedimiento. Podemos comenzar por el discurso.
Diseñar una estrategia que se ajuste a nuestra audiencia, a sus características, a su manera de pensar, a su manera de hablar, a su experiencia en el tema que abordaremos, para así conseguir la meta que nos hemos trazado: un aumento de presupuesto, una alianza o un voto de confianza.
Solo entonces podemos pensar en el material gráfico que va a servir para complementar y reforzar el mensaje, no reemplazarlo.
Si hacemos los gráficos primero, corremos el riesgo de que el discurso gire en torno a ellos en lugar de que los gráficos apoyen lo que queremos transmitir.
Si trabajamos así, vamos a obtener varios beneficios:
📌 Claridad y coherencia
Al tener el discurso listo, sabremos exactamente qué mensajes clave queremos comunicar y cómo los vamos a estructurar. Esto nos permitirá diseñar la información del material gráfico para que sea relevante y ayude a visualizar lo que vamos a decir, de manera unívoca y consistente.
📌 Evitaremos la redundancia o la falta de información
Si creamos el material gráfico sin el discurso, vamos a colocar información que no es necesaria, porque la vamos a decir verbalmente o, peor aún, podemos omitir datos esenciales que ayuden a la audiencia a visualizar conceptos o hechos que solo mencionamos.
📌 Lograremos un flujo natural de la información
El material de apoyo debe seguir el flujo lógico de nuestro discurso. Una vez que tenemos la estructura y los argumentos definidos, podemos identificar con precisión los momentos en los que un gráfico debe aparecer para aportar más impacto o utilidad.
Recordemos que todo discurso debe diseñarse para una audiencia. Del mismo modo, el material visual debe adaptarse a sus necesidades para facilitar la comprensión y reforzar la recordación del mensaje.
En resumen, el proceso ideal para preparar una presentación efectiva sería el siguiente:
1️⃣ Definir el objetivo y la audiencia a la que nos dirigimos.
2️⃣ Establecer los puntos principales y la estructura del discurso.
3️⃣ Organizar el guion o secuencia de la presentación para que esté asociado a la estrategia que vamos a usar para conseguir nuestro objetivo.
4️⃣ Cuando tengamos esa secuencia, debemos identificar los momentos en que el material de apoyo será más útil o impactante:
➡️ ¿Dónde se necesitan datos o estadísticas?
➡️ ¿Qué conceptos complejos se pueden simplificar visualmente?
➡️ ¿Dónde una imagen puede generar mayor impacto o emoción?
➡️ ¿Qué gráficos ayudarán a la audiencia a seguir la progresión del discurso?
5️⃣ Diseñar el material de apoyo necesario (nuestro Power Point).
6️⃣ Practicar el discurso con el material gráfico.
📌 Siguiendo estos pasos nos aseguraremos de que el material visual sea una herramienta efectiva que eleve y mejore nuestra presentación, y no un elemento independiente o desconectado.
