“Los equipos de alto rendimiento invierten menos tiempo en emails, reuniones de alineación o actualizaciones de estado y más a desarrollar la siguiente gran idea”, señala el estudio The State of Teams 2025, publicado por la firma australiana de software Atlassian.
El informe indica que el 43% de los empleados de la economía del conocimiento trabajaría más rápido si tuviera un acceso más sencillo a la información que necesita. Por su parte, el 41% considera que el resultado sería el mismo si todos los equipos de su organización aplicaran los mismos procesos para realizar su trabajo.
Por otro lado, la Encuesta Global de Esperanzas y Temores de la Fuerza Laboral 2024 de PwC reveló que el 69% del tiempo promedio dedicado a tareas administrativas —como enviar correos o asistir a reuniones— resulta ineficaz y genera pérdidas cuando no existe una gestión adecuada del tiempo.
El tiempo improductivo es un problema latente en muchas organizaciones, y afrontarlo no siempre figura entre las prioridades. Por eso, resulta clave reconocer las señales que muestran cómo desperdiciamos el recurso más valioso que tenemos.
En esta edición de Recursos al Día, Sectoriales GDP conversó sobre gestión del tiempo laboral con Mariella Soto, consultora asociada de LHH DBM Perú y presidenta de la Asociación de Emprendedores del Perú (ASEP). Estos son los hallazgos clave de la entrevista:
1️⃣ La duplicidad de funciones es uno de los mayores riesgos en periodos de crisis
Cuando una empresa atraviesa cambios profundos —fusiones, reestructuraciones o nuevos liderazgos—, se instala la incertidumbre y con ella la pérdida de tiempo. A menudo no está claro qué rol corresponde a cada persona, se superponen tareas y las reuniones se multiplican.
Así, asuntos que podrían resolverse por correo terminan consumiendo horas. Soto estima que entre el 10% y el 30% del tiempo se dedica a tareas de bajo valor, y solo cuando se fijan nuevos modelos y se aclaran responsabilidades la organización logra estabilizarse.
“Supongamos que la empresa inicia una transformación digital e incorpora metodologías ágiles para proyectos. De pronto, una misma área empieza a ver lo mismo que otra, mientras el negocio mantiene su forma habitual de trabajo; el resultado es la duplicación de funciones”.
2️⃣ Las reuniones ineficaces generan las mayores fugas de tiempo en las empresas
Cuando se convocan reuniones por costumbre —“todos los jueves nos juntamos”— y sin una agenda clara, el desgaste y la pérdida de tiempo son inevitables. En otras palabras: se habla mucho, pero no se concreta nada.
Cabe destacar que el fenómeno varía según la etapa de la organización. Un líder que recién asume puede aumentar la frecuencia de reuniones para tomar el pulso del equipo, pero eso solo funciona si cada encuentro tiene objetivos e hitos definidos. Si se multiplican sin propósito, las personas se desconectan y la asistencia pasa a percibirse como una pérdida de tiempo.
“En esos casos, acompañamos a los líderes mediante coaching. Hacemos ejercicios de espejo/sombra para ayudarlos en las etapas de ajuste con su organización”.
3️⃣ Reubicar y potenciar a las personas donde aporten más valor es preferible a recurrir de inmediato a la rotación
Desde su experiencia en LHH, Soto destaca la importancia de acompañar a las empresas a identificar procesos y etapas improductivas y, a partir de ello, tomar decisiones estratégicas sobre su plantilla.
Antes de ejecutar una reestructuración, se deben mapear las competencias del personal y evaluar si resulta más conveniente implementar un plan de reconversión profesional (reskilling) o de capacitación (upskilling) que permita aprovechar el talento interno.
El acompañamiento abarca no solo el diagnóstico del uso del tiempo, sino también la planificación estratégica de recursos, el coaching a líderes, programas de formación y —cuando la salida es inevitable— apoyo en procesos de outplacement o reubicación.
“Antes de decidir una reestructuración por temas de perfil, las organizaciones deberían brindar a sus colaboradores la oportunidad de trazar una hoja de ruta que permita aprovechar los recursos internos. Además, está demostrado que una alta rotación no necesariamente se traduce en mejoras”.
4️⃣ No existe una única receta para abandonar la cultura del “estar ocupado” y priorizar el impacto y los resultados
En realidad, todo depende de la estrategia y del momento de la organización. En fases de cambio constante, escasean líderes con experiencia en procesos de transformación. En periodos de éxito sostenido, se requieren líderes inspiradores que impulsen la optimización. Y en startups, cobran protagonismo los perfiles ágiles y experimentales.
Hoy, la automatización y la inteligencia artificial están asumiendo las tareas repetitivas, por lo que resulta esencial redefinir qué actividades deben seguir en manos humanas y cómo reubicar el talento para generar mayor valor.
“Hoy las organizaciones deben enfocarse más en la experiencia del cliente, y para mejorarla se necesita el toque humano. Los periodos de cambio brindan la oportunidad de reubicar, con los mismos recursos, a los trabajadores de servicio en posiciones más estratégicas para la competitividad”.
5️⃣ Es importante desarrollar habilidades que nos devuelven horas de valor
Lo esencial es potenciar el pensamiento crítico: cuestionar la rutina y comprobar si lo que hacemos realmente aporta. A ello se suman la adaptabilidad, la proactividad y la curiosidad para proponer nuevas formas de trabajo y resolver problemas.
“Los líderes deben otorgar a las personas cierto margen de empoderamiento para que propongan soluciones. No se debe imponer una cultura del miedo, en la que lo que dice el líder siempre esté bien; más bien, hay que atreverse a cometer errores controlados”.
